Kegagalan proyek seringkali berakar dari miskomunikasi dan perbedaan pemahaman di antara para stakeholder dan anggota tim. Ketika setiap individu memiliki pemahaman yang berbeda tentang tujuan, scope, dan deliverables proyek, maka risiko terjadinya kesalahan, keterlambatan, dan pemborosan sumber daya akan semakin besar.
Dalam rangka maintain pemahaman agile & hybrid project management approach, content ini saya bahas untuk memastikan pentingnya semua pihak transparan, dan memiliki pemahaman yang sama tentang proyek, serta share studi kasus & strategi yang bisa diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut.
Studi kasus yang coba saya coret-coret di sini adalah ilustrasi proyek pengembangan mobile apps pada small business (atau sering kita kenal, UMKM). Tim proyek terdiri dari programmer, desainer UI/UX, product owner, dan investor. Pada awal proyek, masing-masing pihak memiliki pemahaman yang berbeda tentang fitur apa yang harus diprioritaskan, target pengguna, dan timeline peluncuran. Akibatnya, terjadi perdebatan yang berkepanjangan, fitur-fitur yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan proyek mengalami keterlambatan.
Strategi untuk Menyamakan Persepsi
Untuk mengatasi case tersebut, project manager dan tim proyek menerapkan beberapa strategi antara lain:
- Workshop Pemahaman Proyek
- Semua anggota tim diundang untuk menghadiri workshop di awal proyek.
- Facilitator memfasilitasi diskusi untuk mencapai kesepakatan mengenai tujuan proyek, scope, target pengguna, dan metrik keberhasilan.
- Hasil workshop didokumentasikan dalam bentuk rencana proyek yang komprehensif.
- Dokumentasi adalah Mandatory, dibuat dengan jelas, dan Terstruktur:
- Product Requirements Document (PRD): Dokumen ini secara detail menjelaskan fitur-fitur yang akan dikembangkan, tujuan setiap fitur, dan kriteria keberhasilan.
- User Story: Setiap fitur dipecah menjadi user story yang lebih kecil dan mudah dipahami oleh seluruh tim.
- Roadmap Produk: Visualisasi timeline pengembangan produk yang menunjukkan tahapan-tahapan proyek.
- Komunikasi yang Terbuka dan Berkelanjutan:
- Rapat rutin: Tim mengadakan rapat rutin untuk membahas progress proyek, kendala yang dihadapi, dan keputusan yang perlu diambil.
- Alat kolaborasi: Menggunakan alat seperti Trello, Slack untuk memudahkan berbagi informasi dan tugas. Bahkan Google Drive atau One Drive pun bisa dijadikan alternative.
- Channel komunikasi yang jelas: Setiap anggota tim mengetahui saluran komunikasi yang tepat untuk setiap jenis pertanyaan atau masalah.
- Feedback yang Konstruktif:
- Menciptakan budaya di mana setiap anggota tim merasa aman untuk memberikan feedback.
- Mengadakan sesi retrospektif secara berkala untuk belajar dari pengalaman dan meningkatkan proses kerja.
Beberapa strategi di atas, hopefully bisa jadi hal sedikit referensi sebagai project manager, atau menjadi anggota tim proyek. Dari sisi project result, impact yang diharapkan tentunya bisa berhasil menyatukan persepsi, mencapai tujuan proyek dan proyek bisa selesai On-Time, On-Budget dan On-Scope. Dari sisi business user, aplikasi mobile yang dikembangkan berhasil memenuhi kebutuhan UMKM dan mendapatkan respon positif dari pengguna.